Alati koji će vam pomoći da se organizujete i ostanete organizovani

Nije lako vratiti se na posao posle raznika, pa smo svi još uvek u pomalo sporijem režimu rada. Stvari se polako pokreću i zahuktavaju, a ovo je verovatno idealan momenat da razmislite o tome koje alate koristite i da li vam je potrebno nešto novo što će vam pomoći da postanete i ostanete organizovani.

Mi zato za vas imamo nekoliko predloga koji vam mogu pomoći da odaberete svoj set alata. I odmah da pomenemo – mi vam ovde nećemo sugerisati koje stručne alate da koristite (kao što su alati za pisanje koda, za dizajniranje koječega, za kreiranje blog postova ili za upravljanje vašim serverima), već ćemo pričati isključivo o alatima koji mogu da povećaju stepen vaše lične i timske organizovanosti i koje može da koristi ceo vaš tim. Onda, hajde da počnemo:

1. Alati za task liste

Da li i vi pravite svoje task liste pre nego što počnete sa radom? One su veoma zgodne i odličan su način da sebi organizujete dan ili nedelju i da odredite “porcije posla” ili da veliki zadatak podelite na manje celine. Evo nekoliko predloga i alata koje možete da koristite u ove svrhe:

  • papir i olovka – da, nije nešto napredna tehnika, ali i dalje savršeno radi. Ja recimo imam svoj notes gde pišem sve svoje nedeljene zadatke i svoje dnevne zadatke i to mi odlično radi posao. Za mene i dalje nema lepšeg osećaja od onog kada precrtam task i označim ga kao urađen. S druge strane, tu postoji i psihološki momenat – kada nešto napišemo (naročito rukom) osećamo prema tome mnogo veću obavezu nego kada o tome samo mislimo ili notiramo negde online.
  • Todo, ToDoist, Do It Tomorrow, Remember the Milk i slično su samo neke od aplikacija za mobilne telefone koje možete da koristite da biste zapisali svoje liste. Veoma su zgodne, manje su šanse da ih zaboravite, jer vam je mobilni verovatno u džepu, a možete da imate i alarm koji će vas podsetiti na zadatak kada dođe vreme. Sve ove aplikacije su podjednako korisne i po meni samo od interfejsa koji vam se više dopada zavisi koju ćete tačno koristiti. Takođe uglavnom imaju podršku servisa iza sebe, pa svoje zadatke možete pratiti i na računaru.

    alati 2

    2. Alati za upravljanje projektima

    Organizacija svojih zadataka i taskova je jedno i tu možete pisati šta god vam je volja – od liste za kupovinu i podsetnika za zakazan pregled, pa do stvari koje se tiču posla – a organizacija projekata je nešto sasvim drugo. Bilo da radite u timu ili sami, potreban vam je neki plan pre nego što se bacite u realizaciju samog projekta. Zato je veoma zgodno da imate neki alat koji je namenjen isključivo za tako nešto. Na tržištu danas imate veoma velik broj ovakvih alata, a mi ćemo izdvojiti nekoliko najkorisnijih i najpopularnijih:

    • Trello – ako volite da lepite post-it  na zid ili da kačite papiriće na tablu, ovo je idealan alat za vas. Ovde možete svoj posao da podelite u različite faze i da svaku fazu označite jednom kolonom i da u nju stavljate kartice. Trello je super za male timove i solo rad, a povrh toga, besplatan je.
    • Basecamp – ovo je alat koji je redefinisao upravljanje projektima i započeo jednu potpuno novu eru kao prvi alat ovog tipa koji se pojavio na tržištu. I danas, dvanaest godina nakon lansiranja zadržao je osobine zbog kojih su ga ljudi zavoleli. Jednostavan je za korišćenje i sa svakom novom verzijom postaje sve prostiji. Dizajneri ga obožavaju. Nije jeftin, ali je idealan za male projekte koji nisu previše zahtevni.
    • Asana – jedan noviji i moderniji servis koji će vam dati više mogućnosti nego Basecam a opet je veoma jednostavan za korišćenje. Ovde možete da pravite složene task liste, da diskutujete sa svojim timom pratite razvoj svojih projekta. Servis je besplatan za male timove, a ako želite da proširite tim ili da koristite neke od premium opcija, onda to treba platiti.
    • ActiveCollab – još jedan veteran i 100% domaći proizvod koji ima na hiljade korisnika širom sveta. Odličan je za upravljanje složenim projektima, a ako vam se ne dopada ideja da svoje podatke držite na tuđim serverima, uvek možete da kupite self-hosted verziju i budete sam svoj majstor. ActiveCollab ima dosta kolaboracionih elemenata, pa pored svoje task liste ovde možete da diskutujete sa svojim timom, da delite fajlove i da komentarišete sve na šta naiđete. Odličan je za timove koji rade sa različitih lokacija i za programere.

    3. Alati za kolaboraciju

    Ima slučajeva kada samo želite da podelite neki tekst ili sliku sa timom i čujete šta oni imaju da kažu na tu temu. Za tako nešto su idealni kolaboracioni alati. Ima ih veoma puno, a evo onih koji su nama najinteresantniji:

      • Google Drive – neizbežan je. Pošto vam treba nalog da biste koristili ove alate, najjednostavnije je koristiti Google Drive kada počinjete saradnju sa nekim novim, jer je velika verovatnoća da ima svoj Google nalog (odnosno registrovanu Gmail email adresu). Zgodan je za deljenje fajlova, ali kada treba nešto iskomentarisati, e onda mogu da se dese problemi, jer niz komentara može da bude malo konfuzan. Inače, real-time editing za grupu ljudi radi savršeno i jedno je od mojih omiljenih opcija u ovom alatu.
      • Dropbox Paper – pre par meseci je Dropbox odlučio da se proširi svoje tržište pa je izbacio Paper, alat veoma sličan Google Docs-u. Ovde možete da pišete koješta, ali i da jednostavno ubacujete slike i crtate svoje mokape. Komentari su mnogo lepše prikazani i alat za sada deluje sasvim interesantno. Probajte ga slobodno, još uvek je besplatan, a mi se nadamo da će tako i ostati.

    alati 1
    4. Još neki zgodni alati

    Još nešto od alata što može da vam pomogne da se organizujete i budete produktivniji su tajmeri, alarmi i notesi, pa evo nekoliko predloga i ovde:

        • Egg Timer – veoma jednostavan alat koji odbrojava i oglasi alarm kada vreme istekne. Ako želite da primenjujete Pomodoro tehniku ili da sebi ograničite vreme koje vam treba da nešto uradite (makar to bilo i blejanje na Facebook-u) ovo je super alatčić.
        • Rescue Time – radi u pozadini vašeg računara i meri koliko ste vremena gde potrošili. Šokantno je kada saznate da ste u toku dana produktivni jedva 3 sata ili da te proveli više od 2 sata na Twitteru, a vi ste bili ubeđeni da nije prošlo ni 15 minuta. Ovde nam nikakvih alarma (barem ne u free verziji) ali ima nedeljnih izveštaja koji vas opominju i govore vam da li ste uspeli da ostavrite svoje ciljeve ili ne.
        • Evernote – omiljen servis toliko puno ljudi. Lično, meni nešto nije legao, ali zaista pruža mnogo. Može da se integriše sa svakojakim aplikacijama i da čuva vaše slike, mokape, pa čak i screenshot-e. Pored aplikacije u kojoj samo piskarate možete ga koristiti i kao task listu.
        • Sublime Text – znam da je ovo programerski alat, ali ja ga koristim kao notes aplikaciju. Možda se previše družim sa programerima. Ali ima nešto u toj jednostavnosti i lakoći piskaranja po crnoj pozadini. A veoma je zgodan i kada treba da ubacite neke html tagove u tekst.

    I to bi bilo to. Ovo je naša lista alata koji vam mogu pomoći da postanete i ostanete organizovani. Ima tu svašta ponešto, pa verujem da ćete svi pronaći nešto što vam odgovara.

    A vi? Šta vi koristite kada želite da budete vredni i da napravite neki red u svom virtuelnom životu? Nemojte se stideti i slobodno podelite sa nama svoje male tajne.

     

    Autor: Ivana Sabo