Alati za upravljanje projektima

U jednom od prethodnih tekstova smo vam govorili o tome kako da održite produktivnost prilikom rada od kuće, i tada smo nabrojali alate koje možete koristiti.

To su alati koje mnoge kompanije i timovi već koriste, ali potreba za ovim alatima povećala se 2020. godine, kada su mnoge kompanije prebacile na rad od kuće. Ove alate su počeli da koriste i oni koji nisu imali ranije priliku za to, a sve u cilju održavanja dinamike rada i produktivnosti na projektima.

Alati za upravljanje projektima prilikom rada od kuće su rešenja na pitanje kako svakodnevne aktivnosti i zadatke timova prebaciti na rad na daljinu. U ovom tekstu ćemo vam približiti neke od ovih alata. 

planning

Softveri za upravljanje projektima

ActiveCollab

U pitanju je softver namenjen za saradnju na projektima. Proizvod je novosadske kompanije A51. 

Veoma je jednostavan za korišćenje i cena mu je niža od ostalih softverskih rešenja za saradnju na projektima, te je odličan za manje kompanije. Active Collab je softver koji vam pomaže da ostanete organizovani. Daje vam bezbroj različitih funkcija pomoću kojih ćete zadržati fokus i uspešno obaviti planirane radne zadatke.

Za koga je namenjen?

ActiveCollab je zbog mnoštva funkcija i lakoće korišćenja pogodan i za manje i za veće timove. Tako i predstavlja jedan od najkorišćenijih softverskih rešenja za upravljanje softverima.

Funkcije

1. Menadžment

  • Određivanje prioriteta i zakazivanje zadataka. Kroz sistem listi zadataka možete označavati korisnike, komentarisati i pratiti vreme obavljanja zadataka. Možete upravljati projektnim budžetom i dodavati dokumenta, grafike itd.
  • Zajednički kalendar za ceo tim. Za svaki projekat se kreiraju određeni događaji koje na kalendaru mogu videti samo ljudi koji rade na datom projektu. Dobra organizacija je pola posla, a kroz dobro isplaniran kalendar, dolazite do bolje organizacije svakodnevnih aktivnosti.
  • Možete pratiti vreme trajanja svakog zadatka i onda vršiti naplatu na osnovu obavljenih zadataka

2. Dokumentacija

Svaki projekat poseduje posebno skladište podataka za taj projekat. Tu možete skladištiti različitu dokumentaciju, fotografije i tabele. Takođe, svaki zadatak u okviru projekta ima opciju za skladištenje istih ovih podataka.

3. Saradnja

  • Svaki projekat poseduje sekciju za diskusiju gde svi članovi tima na tom projektu mogu da kreiraju posebne grupe za: brainstorming, rešavanje određenih problema ili novosti vezane za projekat. Svaki zadatak u ActiveCollab-u poseduje sekciju komentara za diskusiju i resurse relevantne za projekat.
  • Razmena podataka kroz posebna skladišta podataka koja su već spomenuta.

4. Budžet

  • Na osnovu praćenja vremena koje su članovi tima uložili u određene zadatke i na osnovu cene sata za određene zadatke, kreira se faktura koja se šalje klijentima.
  • Na osnovu cene rada, praćenja vremena i faktura, možete kreirati izveštaj o troškovima i detaljan budžet.

Cena

  • Mesečno, po članu, cena je 7$. Ono što dobijate jeste:
    • Neograničeni projekti
    • Neograničen broj zadataka
    • Neograničeni vremenski zapisi
    • Zavisnost zadatka
    • Ponavljajući zadaci
    • Aplikacija za računare i mobilne uređaje
    • Integracija e-pošte
    • Upravljanje klijentima
    • Praćenje budžeta u odnosu na troškove
    • Napredni izveštaji
  • Ako nabavite dodatni paket, plaćate mesečno po članu 4$ i dobijate dodatne funkcije:
    • Upravljanje radnim opterećenjem 
    • Dostupnost 
    • Procene vremena 
    • Raspored 
    • Fakturisanje 
    • Profitabilnost 
    • Internet plaćanja 
    • Quickbooks i Xero integracija 

Zasto izabrati ActiveCollab

Ovaj softver novosadske kompanije A51, koriste mnoge svetske kompanije kao što su Nike, Apple, Intel, Adobe, NASA i drugi. 

Google Drive, Trello, Dropbok, Asana i Zapier su neki od popularnih alata koji se integrišu sa Active Collab. On je zbog velikog broja funkcija, savršeno rešenje za upravljanje projektima.

Detaljno o iskustvima korisnika možete pročitati u tekstovima:

projekti

Basecamp

Basecamp je softver za upravljanje projektom, nastao 2004. Godine od strane kompanije 37signals koja se bavila veb dizajnom. Sve je počelo 2003. Godine, kada se toj kompaniji počeo javljati problem komunikacije zbog mnoštva projekata. Oni su, nakon pokušaja korišćenja različitih softvera koji su bili suviše komplikovani, kreirali sopstveno rešenje. 

Zbog njihove sve bolje komunikacije i organizovanosti, klijenti su uvideli promene u njihovoj kompaniji i zatražili su isto rešenje. 

Tada je kompanija 37signals uvidela da bi njihovo interno rešenje moglo biti njihov proizvod. Unapredili su ga i predstavili su javnosti Basecamp. Nakon par meseci, imali su značajan broj novih korisnika, a nakon godinu dana prestali su sa veb dizajnom za klijente i orjentisali se na razvoj i unapređivanje Basecamp-a.

Danas, više od 15 miliona ljudi je radilo na projektima u Basecamp-u.

Za koga je namenjen?

Namenjen je  preduzetnicima, frilenseima, malim kompanijama i manjim grupama unutar veće organizacije.

Funkcije

  • Projekt menadžment

Klijent portal, alati za saradnju, šabloni (template) koji mogu da se sređuju, menadžment ideja, praćenje izvršenja ciljeva

  • Saradnja

Braingstorming, kalendar, tabla za diskusiju, upravljanje zadacima, upravljanje dokumentacijom.

  • Rad od kuće

Mogućnost pristupa softveru od kuće.

  • Upravljanje zadacima

Mogućnost kreiranja podzadata, praćenje koliko je odrađen projekat, to do lista.

  • Komunikacija u timu

Aktivnost, upozorenja i obaveštenja, teme za diskusiju, deljenje datoteka, mobilni pristup, ćaskanje u realnom vremenu, pretraga, ankete i povratne informacije, upravljanje zadacima i integracija treće strane.

Cena

Mesečno, korišćenje ovog softvera će vas koštati 99$ za neograničen broj korisnika, na neograničenom broju projekata.

Zašto izabrati Basecamp

Zato što svu komunikaciju na projektu možete držati na jednom mestu. Takođe, moguće je i povezati Basecamp sa Google docs-om što je korisna funkcija.

to do projekt

Asana

Asana je alat za timsku saradnju online, specijalizovan za upravljanje tokom posla. On se ne sme mešati sa kompletnim softverom za upravljanje projektima. Asana softveru pre svega nedostaju neke funkcije (kao što je praćenje vremena rada) da bi bio kompletan softver za upravljanje projektima, ali je odličan za upravljanje zadacima, fleksibilan je i možete ga prilagoditi svojim potrebama.

Kreirali su ga Dustin Moskovitz (suosnivača Facebook-a) i Justin Rosenstein (bivši zaposleni u Google-u i Facebook-u). Oni su prilikom rada na alatu Tasks (alat za kolaboraci koju je tada koristio Facebook) došli na ideju da principe Budizma primene u softveru za produktivnost i saradnju zaposlenih. 

Za koga je namenjena?

Asana je dobra za male i velike kompanije. Asana možete da koristite ako imate manje od 10 zaposlenih ili ako ih imate stotinu. Najbolja je za preduzeća kojima je potrebno upravljanje zadacima, ali ne trebaju ugrađene funkcije budžeta ili obračuna zarada (koje nude drugi alati). 

Asana je dizajnirana tako da je mogu koristiti kompanije u različitim industrijama, kao i različita odeljenja kompanije (inženjering, dizajn, marketing, HR i prodaja)

Funkcije

Funkcije koje Asana ima, zavise od verzije za koju se odlučite. Osnovne funkcije su: komandna tabla, upravljanje projektima, zadavanje zadataka, Gantov grafikon, upravljanje timovima, kalendar, poruke, imejl notifikacije, forme, izveštaji i analitike, hipertekst, prečice.

Cena

  • Basic (0$ – free version)

Ova verzija je besplatna i poseduje neke restrikcije, odnosno neke funkcije su uskraćene u ovoj verziji. Sve važnije funkcije su dostupne što je važno, pa tako možete kreirati neograničen broj zadataka ili projekata.

  • Premium (13.49$ mesečno po korisniku, ili godišnje 131.88$ po korisniku)

U ovoj verziji imate mnogo više funkcija dodatnih pa tako dobijate administrativnu kontrolu, prioritetnu podršku i sposobnost stvaranja privatnih timova i projekata.

  • Business (30,49$ po korisniku mesečno ili 299,88$ po korisniku godišnje)

Ova verzija namenjena je za veće kompanije. Cena ove verzije je i po par puta veća od cene konkurenata. Ova verzija uključuje portfolio, ciljeve, prilagođena pravila, odobrenja, ispitivanje, napredne integracije.

  • Enterprise (cena za ovu verziju se ugovara sa kompanijom)

Ova verzija uključuje: izvoz podataka, brisanje podataka, prilagođeno brendiranje, prioritetna podrška, SAML, SCIM.

Zašto izabrati Asanu

Ovaj softver je pre svega jednostavan za korišćenje, postoji besplatna verzija kako biste videli da li vam odgovara, poseduje intuitivni displeji zadataka sa funkcijom arhiviranja, alat za radno opterećenje pomaže menadžerima da uravnoteže zadatke među timovima.

projekt

Casual

Casual je softver za vizuelno upravljanje projektima. To je nešto poput redovnog alata za upravljanje projektima, ali vizuelnije i lakše za korišćenje.

Alat za vizuelno upravljanje projektima pomoći će vam da vidite kako je vaš rad povezan sa naporima vašeg tima i šta nakon čega sledi. 

Za koga je namenjen?

Namenjen je za male i rastuće timove. Alat će biti koristan za proces uvođenja novih zaposlenih u kompaniju, edukativni materijal za novozaposlene, proces toka rada i procedure, za škole, univerzitete i online kurseve.

Funkcije

Kreirajte plan rasporeda i resursa – koristeći sistem sličan mapama uma, korisnik kreira tok zadataka koje obavlja. Tako on brže obavlja svoje zadatke ali i drugi članovi lakše razumeju. Neke njegove funkcije su:

  • Alati za saradnju
  • Davanje prioriteta
  • Projektni menadžment
  • Projektno planiranje
  • Praćenje projekata
  • Projekcije
  • Upravljanje zadacima

Cena

  • Lični (9$ mesečno)

Do 2 korisnika i 2gb skladištenja podataka.

  • Grupni (29$ mesečno)

Do 5 korisnika i 5gb skladištenja podataka.

  • Timski (49$ mesečno)

Do 10 korisnika i 10gb skladištenja podataka.

  • Departman (99$ mesečno)

Do 25 korisnika i 50gb skladištenja podataka.

  • Preduzeće (189$ mesečno)

Do 50 korisnika i 100gb skladištenja podataka.

Zašto izabrati Casual

Casual je jednostavan i vizuelni alat za upravljanje projektima i donosi potpuno novi vizuelni pristup zasnovan na radnim tokovima. To je odličan izbor kada liste zadataka i Kanban table nisu sasvim dovoljne ili kada su Gant karte suviše složene.

saradnja

Trello

Trello je alat za saradnju na projektu. Ima jedan od najboljih besplatnih verzija, sa neograničenim brojem tabli, listi, karti i korisnika.

Ova aplikacija, krajem 2019. Godine je brojala preko 50 miliona korisnika.

Za koga je namenjen?

Namenjen je za kompanije svih veličina.

Funkcije

U suštini, Trello funkcioniše na principu Kanban, sa tri osnovne  liste: To-do, Doing i Done (Za uraditi, u radu i urađeno). Veliki broj funkcija koje trello poseduje možete pogledati na ovom linku. 

Dodatne funkcije:
  • Ekstenzija Trello za Chrome
  • Tasterske prečice
  • Butler automatizacija
  • Noćni režim

Cena

  • Besplatan nivo

Možete kreirati neograničene table, liste, kartice, članove, kontrolne liste i priloge. Takođe uključuje jedno uključivanje po ploči i možete da priložite datoteke do 10 MB ili da povežete bilo koju datoteku sa naloga Google Drive, Dropbok, Bok ili OneDrive.

  • Poslovna klasa
  • Preduzeće

Ko koristi Trello?

  • Adobe 
  • British Red Cross 
  • BurgerFi 
  • Deutsche Bahn AG 
  • Fender 
  • Google 
  • Government Digital Services 
  • Kickstarter 
  • Pixar 
  • RedHat

Zašto izabrati Trello

Trello ima jednu od najboljih besplatnih besplatnih, što je odlično za male timove, i ukoliko ne možete da izdvojite novac za ovakav alat. Takođe ga odlikuje jednostavnost korišćenja.

Detaljno o iskustvima sa Trellom na sajtovima:

projekt

Redmine

Redmine je rešenje za upravljanje projektima otvorenog koda (eng. open-source). Znači da su ovi softveri dostupni za besplatno korišćenje, razmenu i modifikovanje.

Funkcije

  • Podrška za više projekata 
  • Fleksibilna kontrola pristupa zasnovana na ulogama 
  • Fleksibilan sistem praćenja problema 
  • Gantogram i kalendar 
  • Upravljanje vestima, dokumentima i datotekama 
  • Obaveštenja e-pošti

Ovo su samo neke od funkcija ovakvog softvera.

Iskustva

O iskustvima sa ovim softverom možete pročitati na softwareadvice i pcmag.

Slični softveri

Ovakvih softvera postoji dosta, ispod ćemo vam dati listu nekih od poznatijih softvera za upravljanje projekta koji su otvorenog koda:

Freemium

U nekima od ovih alata, pojavljuju se besplatne verzije softvera u kojima dobijate osnovne funkcije. Freemium, engleska reč nastala od reči besplatno i premijum, je cenovna strategija koja se često koristi kod SaaS rešenja (eng. Software as a service – softver kao usluga). Poslovni model funkcioniše tako što se korisnicima ponude osnovne verzije koje su besplatne i sadrže osnovne funkcije, a za dodatne funkcije korisnik treba doplati.

Većina navedenih softvera jeste upravo SaaS.

Zaključak

Veliki je broj softvera sa najrazličitijim funkcijama, koji će zadovoljiti vaše potrebe za upravljanjem projektima. Pažljivo razmislite šta vam je potrebno i uložite novac u alat koji će vam olakšati posao.

 

Autor: Dušan Kukić